Guide de transition au DCE - Les 5 grandes phases

2020/07/07

Une transition complète et efficace au Dispositif de Consignation Électronique (DCE) comporte cinq grandes phases et s’étend généralement sur une période d’environ 3 mois.

PHASE 1 - Prise de conscience et éducation (environ 1 semaine)

Initialement, tout transporteur devra se soucier d'apprivoiser la nouvelle législation et de bien cibler les aspects de ses opérations qui devront être révisés afin de se conformer. Il est vrai que la transition au DCE est d'abord et avant tout une question de matériel et de logiciel. Par contre, le mandat engendre aussi le besoin d'implémenter plusieurs petits changements auprès de tous vos départements afin d'assurer votre conformité. Il est donc essentiel d'assurer la sensibilisation, l'éducation et la formation adéquate de vos équipes. Il est fortement suggéré d'identifier une personne ou d'établir un comité responsable de votre conformité à la norme sur les DCE.

PHASE 2 - Identification de vos besoins et recherche de partenaire stratégique (environ 4 semaines)

Comme mentionné précédemment, la transition au DCE présente plusieurs bénéfices en termes d'économies de temps et d'argent. Par contre, l'élaboration d'une stratégie d'implémentation axée sur la réalité et les besoins spécifiques de votre entreprise pourrait révéler des opportunités de multiplier ces bénéfices. En parallèle au développement d'une stratégie d'implémentation, il sera crucial d'identifier un partenaire adéquat (plus qu'un simple fournisseur) qui pourra non seulement vous guider lors de votre transition, mais aussi s'assurer de l'atteinte de vos objectifs d'affaires.

PHASE 3 - Mise en place (environ 4 semaines)

Une fois votre partenaire sélectionné, prévoyez une période de quatre semaines pour l'approvisionnement de l'équipement suivi d'environ une heure par véhicule pour son installation. Il est important d'assurer que votre équipe interne soit impliquée lors du processus de mise en place afin qu'elle se familiarise bien avec l'équipement et l'installation. En parallèle, il est important d’assurer la formation de tous les utilisateurs dans le but de maintenir votre autonomie et votre contrôle opérationnel

PHASE 4 - Transition et ajustements (3 semaines)

Suite à la mise en place de votre DCE, la nouvelle norme offre une période de grâce de trois semaines lors de laquelle vous serez permis d'utiliser votre DCE et vos logs papiers en parallèle. Une fois cette période terminée et l'implémentation complétée, vous aurez l'opportunité de peaufiner l'utilisation du logiciel et de communiquer avec ses utilisateurs afin de graduellement perfectionner son adoption. Lors de cette phase, il est primordial de mettre l'accent sur la communication et la rétroaction entre vos administrateurs et vos conducteurs afin d'assurer l'intégration complète et réussie du DCE au sein de votre flotte.

PHASE 5 - Conformité complète et intégration (continu)

En date de juin 2022, tout transporteur concerné par la nouvelle législation devra être entièrement conforme. À ce moment, l'opportunité d'entamer une phase subséquente d'intégration et d'optimisation se présente. En effet, l'implémentation d'un DCE offre une opportunité en or aux transporteurs de migrer vers des processus de gestion de flotte optimisés par la collecte et le transfert des données. En intégrant votre solution de DCE avec vos autres outils, vous irez au-delà d'un simple besoin de vous conformer en profitant des données véhiculaires récoltées afin de mesurer, contrôler et corriger vos opérations.