Complete Guide to the Deployment and Use of the ELD

2023/02/14

In preparation for the official April 30, 2023 application of the Canadian regulations on electronic logging devices (ELD), many carriers are now required to equip their vehicles with an electronic logbook. This digital transition project includes a series of important changes that will have an impact on the operations of transport companies. Here is a complete guide of good practices related to the deployment and use of the ELD.

Overview of Basic Best Practices

Identify and understand exemptions that may apply to your drivers and operations
Plan and ensure the deployment of an ELD implementation schedule in the company
Schedule training sessions frequently and on an ongoing basis (internal and external)
Understand key ELD requirements affecting your operations
Create or update your company’s hours of service policy
Evaluate and select your ELD provider
Understand the reason(s) for unassigned driving
Understand when you should use an ELD in your fleet
Nominate one or more ELD champion(s)
Communicate the benefits of using an ELD to your team
Audit the use of the ELD internally

The Operator's Responsibilities

Justify periods of unassigned driving that have not been attributed to drivers
Keep activity reports for a minimum period of 6 months (separate systems)
Ensure drivers have required ELD documentation aboard their vehicles
Provide activity reports to an inspector in the event of an audit
Understanding the rules and sanctions related to harassement
Understand and comply with applicable laws
Provide and maintain all information related to driver accounts
Ensure drivers are using the ELD and with the correct account
Review the content of activity reports and suggest changes electronically if necessary
Keep the required supporting documents
Support drivers in the daily use of the ELD (level of support S1)
Ensure that the ELD is correctly installed and deployed, in good working order and used safely
Create and maintain a collaborative working relationship with the ELD supplier.

The Driver's Responsibilities

Manage activity changes related to hours of service (OFF, SB, D, ON)
Annotate an activity if necessary
Provide the location of an activity if it was not acquired automatically
Check or enter the following information: tractor number, trailer number, bill of lading numbers
Claim any unassigned driving time that belongs to them
Revise the changes suggested by the operator
Provide activity reports to a road controller as part of an inspection
Certify each activity report

The Exemptions

Each country and province offers exemptions to various groups of carriers. The following hyperlinks will take you to the detailed list of each of them.

United States : Federal Motor Carrier Safety Administration
Canada: Transport Canada
Ontario: Ministry of Transportation
Quebec: Société de l'Assurance Automobile du Québec

Implementation Timelines

United States : Federal Motor Carrier Safety Administration
Canada: Transport Canada

Hours of Service (HOS) Policy

Here are the key ELD-related items to consider when updating your hours of service policy.

Define roles and responsibilities
What to do and who to contact when the driver experiences issues while using the ELD
Define the process for submitting and storing the required supporting documents
How management (administration) will monitor and track driver activity reports
How to prevent dispatchers from assigning work (driving) to drivers with no available hours
A statement prohibiting drivers from driving in violation when they are short on hours
Disciplinary measures and corrective actions related to ELD compliance violations
Defect reporting and resolution (MF/DC) process

Remember to communicate policy changes to your employees and make them readily available for future reference.

The ELD Champion

This role is essential. It is necessary that one or more members of your team:

Master the rules, laws and obligations related to driver hours of service
To master the use of the ELD solution both on the mobile application and the web portal
Configure the ELD solution and maintain it.
Support ELD users (administrators and drivers) as an expert
Establish the link with the ELD supplier (act as a point of contact with your ELD supplier’s project manager)
Coordinate installations
Coordinate training
Take care of the follow-up of service tickets opened with the ELD supplier
Include the use of the ELD in the internal hours of service policy
Provide users (current and new) with an adequate level of training.
Mobilize and make the company (operator(s)) aware of its ELD responsibilities

Company ELD Implementation Plan

Here are some examples of tasks that could be included in planning and monitoring the deployment of an ELD implementation plan

Develop a clear action plan formalizing the next steps
Establish a realistic deployment schedule based on your reality and your needs
Test and validate ELDs and establish user accounts
Coordinate installations
Identify the desired integrations between your ELD solution and your other products
Identify vehicles to equip
Identify users (drivers, dispatchers, managers and others) and plan their training (internal and/or external)

Choosing your ELD Provider

Take the time to establish a list of required qualifiers by answering a few questions, here are some examples:

Les avantages de l'utilisation du DCE

Voici quelques autres avantages importants associés à l’utilisation du DCE que vous devriez partager auprès de votre équipe :

Gain de temps et d'argent en réduisant la paperasserie
Réduction des frais administratifs
Amélioration de l'efficacité de vos opérations
Accès, en temps réel, à de l'information pertinente aux différents membres de votre équipe
Minimisation des infractions de conformité
Contribution à l’amélioration de votre dossier de sécurité (ex. PECVL)
Prévention des accidents

La formation continue

Si vous vous retrouvez à:

Répondre à de nombreuses questions de conducteurs;
Fréquemment faire des modifications de rapports d'activités (des demandes de changements);
Harceler les conducteurs pour qu’ils/elles certifient leurs fiches;
Ou gérer trop de conduites non assignées.

C'est un signe qu'une formation DCE supplémentaire est nécessaire.

Mettre en place des sessions régulières et continues de formation dans le but d'assurer que les conducteurs et le personnel sont pleinement informés et à l'aise avec la technologie aideront à:

Gagner du temps
Réduire considérablement les erreurs de journalisation (rapports d'activités)
Réduire drastiquement la quantité de conduites non assignées
Garder à l'esprit les politiques et procédures des heures de conduite et de repos
Maintenir la conformité de la flotte

La direction, les conducteurs et le personnel concernés doivent tous participer à la formation DCE. Développer un processus pour traiter les questions ou problèmes de DCE est une autre partie importante de la formation continue. C’est une question d’efficacité, de conformité et de tranquillité d’esprit.

Gérer la conduite non assignée

Les exploitants sont responsables, entre autres, de s'assurer que tous les temps de conduite non assignés sont résolus.

Soit le conducteur peut réclamer et annoter une conduite non assignée à son journal
Soit cette conduite peut être réattribuée à un autre conducteur.

Ne pas résoudre les activités de conduite non assignée peut entraîner des violations de conformité ou causer des problèmes lors de l'inspection/audit.

Si vous avez beaucoup de conduites non assignées qui se produisent à cause des « jockeys » ou des mécaniciens qui déplacent les véhicules, prenez le temps de réfléchir à la façon dont vous pouvez réduire ces occurrences. Il est possible d’avoir une tablette partagée à la disposition des conducteurs de triage afin qu'ils puissent se connecter au véhicule et effectuer le déplacement. Une fois le déplacement effectué, ils pourront se déconnecter.

Avec INGtech, vous pouvez facilement isoler les activités « de cours » et les annoter/justifier en lot.

Auditer l'utilisation du DCE à l'interne

L'audit ce n'est pas une perspective passionnante, mais c'est essentiel. La planification d'audits internes peut aider à vérifier si les conducteurs remplissent correctement leurs fiches et si le personnel suit les processus prescrits. Votre entreprise doit mettre en œuvre un processus efficace de surveillance, de suivi et d'évaluation de la conformité de tous les conducteurs aux réglementations d’heures de conduite et de repos en vigueur et aux politiques de l'entreprise. Il est de la responsabilité de l’exploitant d'examiner rapidement tous les registres du statut de service pour les infractions des heures de service (heures de conduite et de repos). Envisagez d'augmenter la fréquence de vos audits pendant cette importante période de déploiement.

Plan d'action pour les auditeurs :

Examiner la conformité des heures de conduite et de repos du conducteur selon son cycle en vigueur;
Examiner les rapports de ronde de sécurité (eRDS);
S’assurer que les conducteurs vérifient et certifient (signent) leurs rapports d'activités quotidiennement;
Identifier les trajets qui ont été effectués sans conducteur assigné, trouver le conducteur qui a effectué le trajet et affecter ce conducteur au trajet.